小洪的部落格

小洪隨筆：

所有上班的人基本上都很忙。~~例外的更多！

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提出「借用一分鐘」的請求，再忙的人也願意聽你說話

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「這件事非得找主管商量不可，但是對方總是很忙的樣子。」「我實在很想聽聽老闆給我建議，但是又怕他覺得我很煩，什麼事都要問他。」很多人在工作上都碰過這樣的狀況，看到上司或同事很忙，就不太敢去跟對方說話、問問題，深怕耽誤對方時間。

《台上台下都吸引人的說話整裡術》作者渡邊美紀指出，所有上班的人基本上都很忙，所以，有話要說的時候，不要一開始就講得鉅細靡遺，是讓忙碌的人聽自己說話的關鍵。她提出了兩個小技巧：

1.開頭先說：「可以借用一分鐘嗎？」

假想你是聽人說話的人，手上的事務又相當繁重，這時有人來找你說話，而且又臭又長，你一定會在心裡面盤算：「這到底要講多久啊……」而且可能會愈聽愈煩、失去耐心，甚至因此對說話的一方提高警覺：「下次最好別被他逮到。」

然而，如果對方先說：「我可以借用你一分鐘嗎？」而且也真的在一分鐘內把話說完，你是不是就會覺得，無論再怎麼忙，花個一分鐘聽他把事情說完也沒關係。

渡邊認為，「借用一分鐘」是讓人卸下心防的實用開場白，可以讓對方聽你說話的機率增加4～5倍。

2.把要說的話整理成「一分鐘精簡版」

大多數的主管每天可能都會有很多人來找他們說話，如果每個人都不講重點，真的會耗費他們很多時間。因此，簡單扼要地表達想說的話，最能得到主管專注聆聽。

以向主管提出行銷專案為例，將所有訊息濃縮在一分鐘內清楚說完，你可以用「報告」「商量」或是「請求」3種形式：

1.「我要報告在A超市執行的企畫。100箱紅茶已經全部賣完。試喝活動拉到3天確實有效。我認為往後應該對其他超市提出相同做法。」

2.「我想商量對B超商的交貨日期。對方要求我們比平時提早○天出貨。因為該門市從○號開始促銷。我想申請特別處理，成本會比平時高出○元。請問這樣是否可行？」

3.「關於C超市的門市活動，我有事相求。我需要多兩個人幫忙布置賣場，希望是A君和B君，因為我們必須在超市開門前兩小時布置完，光靠我一個人可能趕不上。可否提供人手支援呢？」

開門見山就說清楚自己是要「報告」「商量」還是「請求」，讓對方立刻就知道你說的話是「聽過就可以的報告」「要求下決定的商量」還是「請求某種幫助」，就不致於會招致對方顯露「你到底想講什麼」的不耐反應，也能縮短對方理解談話內容、思考應採取的行動方案所需的時間。

Manager Today經理人2014/02/26