小洪的部落格

小洪隨筆：

尷尬的對話永遠要私底下跟員工談。古云:揚善於公堂，規過於私室。

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向員工開口尷尬的對話

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EMBA雜誌編輯部/文

如果員工說話很沒禮貌，或者衛生習慣不好，又或者上班穿的衣服老是不得體，當主管的應該怎麼告訴他們？試想，當你早上再次看到一位員工穿著皺巴巴的襯衫走進辦公室，你在心裡大叫：「小王！你來上班之前襯衫也先燙一燙。」這句話要怎麼告訴小王會比較好？

創業家雜誌(Entrepreneur)歸納專家顧問的意見指出，要指出員工不恰當的行為，無可避免地會很令人尷尬，而降低尷尬的關鍵在於，不要把重點放在員工或主管自己身上，而放在公司。

不要說：「小王你也勤勞一點，連襯衫也不燙」(重點放在員工)，也不要說：「每次看到你穿襯衫不燙，我都覺得不太舒服」(重點放在主管自己)，而應該說：「小王你襯衫燙一下，出去見客戶，客戶會覺得我們公司比較專業」(重點放在公司)。這麼一來，主管把自己跟員工放在一邊，公司放在另一邊，所以主管跟員工不是敵對的。

有些主管害怕尷尬的對話，所以要講不好的部份時，會同時塞進一些好的部份中和一下。例如，他們會說：「你負責我們公司臉書網頁的工作做得很好，但是，你喜歡打斷別人說話的習慣，應該要改一改。」

如此一來，很容易混淆了重點。主管不應模糊帶過，而要直接清楚地指出員工有問題的行為，以及行為之所以有問題的原因。陳述時記得提醒自己，最終來說，這個原因必須和公司有關。

要向員工開口尷尬的對話，創業家南錫(Tracy DiNunzio)表示，她永遠會清楚區分，在工作場合不恰當的事情，以及人身攻擊之間的差別。

例如，她會告訴上班常在聊天的員工：「喜歡閒聊並沒有什麼問題，只是放到辦公室裡會有負面的影響。」

公司也可以針對員工該有的行為先訂好規則，免得員工出現了不適宜的行為，之後才出面制止。

管理顧問韋曼(David Weiman)則建議主管，進行尷尬對話時，首先描述情景，例如，「今天早上你們走過公司大門接待區」；其次，描述行為，「你們在客戶面前說話不夠文雅」；最後，指出造成的影響，「容易給人留下公司不夠專業的形象」。

主管依序說完三大部份後，先閉上嘴巴，張開耳朵聽員工想說什麼。員工或許會道歉，也或許會說出不同的想法，主管應該給員工一個回應的機會，而不是單向訓話。

最後，尷尬的對話永遠要私底下跟員工談，千萬不要在其他同事也在場時說。此外，也不要挑星期一早上或星期五下午說，以免影響了對方一整個星期的心情。

文章來源：EMBA雜誌第323期(2013年8月出版)

EMBA電子報2013/08/27