小洪的部落格

小洪隨筆：

「時間」比什麼都寶貴，沒空聽你說故事。~~有錢賺的話另當別論。 

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老闆很忙、請講重點，3對策讓高層專心聽你簡報

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為了向大老闆做簡報，你熬了好幾天夜準備，卻在上台報告的1分鐘內，就發現台下的高階主管們全都心不在焉，到底是哪裡出了問題？

《30秒決定老闆聽不聽你的》作者費德利克‧吉柏特(Frederick Gilbert)指出，這是因為你沒搞清楚高階主管對簡報的期待，對他們而言，「時間」可是比什麼都寶貴，如果短時間內聽不見有助於決策的資訊，他們寧可把力氣花在其他地方。書中根據高階主管常見的「聽講習性」，提出相應的3個對策：

特性1：超級沒耐心

對策：準備30秒訴求，速戰速決。

簡報教學常見的說故事技巧，其實是高階主管的地雷！他們每天要開那麼多會、聽那麼多簡報，又背負著決策壓力，當然沒空聽你說故事。因此，你最好準備好一份30秒的強打訴求，清楚表明與會者必須做出什麼決定。

你可以參照「電梯簡報」常用的「PREP架構」，以簡短有力的陳述，快速得到提案結果。P指「立場」(position)，用一句話開場，說明基本訴求，以及採納該訴求的投資報酬率；R是「理由」(reason)，解釋此訴求對公司的重要性；E指「證據」(evidence)，舉例或提出數據支持前述主張；最後再回到「立場」(P)，重述基本訴求做結。

特性2：邊聽邊看手機

對策：適時提問，拉回注意力。

長年的公務繁忙，使得高階主管們練就一心多用的本事，一面盯著電腦、一邊看智慧型手機、還能一邊聽你簡報，你不需要太過在意他們是否分心。

不過，如果你察覺到「很多」高階主管都「人在心不在」，還是可以適時地詢問大家是否該繼續簡報，或是需要再做調整、重新提報。通常這麼一問都能拉回主管們的注意，認真思考簡報和會議的意義，進一步做出裁定。

特性3：中途離席

對策：先點名感謝，展現尊重。

你做簡報就是為了徵詢高階主管的意見，如果關鍵決策者突然離席，絕對會妨礙後續決策進度。因此，假設這次提案的關鍵人物是董事長，你可以在簡報開始前就先點名感謝：「董事長，謝謝您撥冗來參加。」提醒董事長「他的意見真的很重要」，他就比較不會一聲不響地離開。

要是你這麼做了以後，董事長還是在中途起身離開，你可以中斷簡報，透過以下提問，化解重要決策者缺席的困擾：「董事長，我知道您要離開，請問您希望我怎麼做？我很樂意另外安排時間和您報告，或是等您辦完事情回來再繼續簡報。」

(本文取材自《30秒決定老闆聽不聽你的》，天下雜誌出版。)

(本文摘自2014年4月號《經理人月刊》第113期)

Manager Today經理人2014/04/30