花80%時間溝通，讓對的人有對的資訊－小洪的部落格

小洪隨筆：

專案經理通常把80%的時間花在哪裡嗎？~~答案是溝通。

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花80%時間溝通，讓對的人有對的資訊

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你知道，專案經理通常把80%的時間花在哪裡嗎？

不是計畫，亦非執行，答案是溝通。《專案管理知識體指南》(PMBOKR Guide)對於專案溝通管理的界定是，「確保能適時、適當地產生、蒐集、發布、儲存、擷取及最終處置專案資訊」所需的一系列流程，包括辨識利害關係者、規畫溝通、發布資訊、管理利害關係者的期望，以及報告績效等。簡單說，在執行專案時，所謂有效的溝通，就是在不同利害關係者之間，搭起一座橋梁，無論是定期發布專案績效，或是當專案內容變更時，都要即時讓利害關係者知道。溝通，「就如同支撐專案管理、讓其穩固的骨幹一般，」《專案管理立即上手》(project management)指出。

3步驟做好溝通管理

根據《專案管理知識體指南》，溝通管理分為3步驟：

1.規劃溝通管理(Plan Communication Management)：依據利害關係人的資訊需求，發展溝通計畫。專案經理的基本工作是「定期」發布績效資訊給利害關係人，且若專案出現變更也要立即通知。管理其他資訊考慮的因素包括：誰需要什麼資訊？他們將於何時需要？資訊應該如何儲存，以何種形式儲存？並且把時區、語言障礙和跨文化因素納入考量。

2.管理溝通(Manage Communications)：依照溝通規劃管理書，蒐集、分派、處置資訊的流程。但更重要的是被利害關係人已經接收並了解需要的訊息，所以溝通的方法非常重要。溝通方式主要可分為：互動式溝通(會議、電話)、推進式溝通(電子郵件、報告、傳真)和拉式溝通(內部網站、資料庫)。