小洪的部落格

小洪隨筆：

調節組織中各種負荷的「過」與「不及」，可視為經營良好組織氣候最重要的事項。~~維持平衡很重要！

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培養組織氣候主管的要務

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【2013/08/28/工商時報/D4/經營知識/杜書伍】

一個組織的「氣候」引導著每一位成員的走向，帶來的影響是全面性的。當組織氣候低迷時，成員都會籠罩其中跟著士氣低落；如果組織彌漫著輕浮、散漫的氣氛，員工的積極性、專注度也會受影響。因此，帶領部門建立正確的組織氣候，是主管重要工作。

以下針對市場環境對組織士氣影響、組織內部溝通氣氛，以及成員看待穿著、儀態的態度三方面，討論主管應如何調節、培養正確的組織氣候。

組織常見這種情形：業績好時，成員儘管忙碌，但士氣高昂；相對地，業績不好時，士氣跟著低落，雖然此時的工作負荷相對較低。為什麼？都與組織氣候有關。

由於每個人都會擔心未來，因此，維持組織氣候相當重要的因素，就是不讓成員單憑感覺來判斷事物。主管應知道如何引導成員用正確方法與態度因應各種訊息：當業績好使工作特別忙時，主管應明確告訴員工，這種情形是暫時地，抑或會持續一段時期。長短期的不同，因應的方法也不同，主管必須幫助員工正確地思考工作變得忙碌的原因，否則，業績好也可能帶來負面效果。

無論面對何種狀況，領導者都要冷靜、理性地對員工指出問題的重心，避免員工從表象來看事情，否則，士氣高昂的另一面，很可能就是徹底潰散。要維持正確的組織氣候，主管須能夠正確判斷並適時提出警訊，別讓所有員工都處在過度高亢的氣氛。

反過來說，業績不好時，主管也應仔細判斷是市場短期波動，或是長期現象。如果是短期波動，應該先穩住員工士氣，將打算採取的解決方法告訴員工，並且小心地測試市場狀況，掌握正確資訊。否則，一時的市場波動若在員工之間以訛傳訛，將對組織造成傷害。如果市場持續低迷，員工工作負荷相對較輕，可以多花時間在員工訓練，待市場回升，人員能力均將有所提升，是另一種因應之道。

所有事物都有「超漲」、「超跌」的特性。例如，市場狀況好，人們往往過於樂觀，結果造成生產或庫存過剩的情形；市場不好，人的心理卻又過於悲觀，因為對市場前景失望而備貨不足，導致市場缺貨。

經營管理者應該冷靜地憑藉經驗判斷實際狀況，同時矯正員工過於激烈的反應，使其回歸理性的軌道。整體而言，調節組織中各種負荷的「過」與「不及」，可視為經營良好組織氣候最重要的事項。

組織成員之間溝通互動的習慣與氣氛，也是組織氣候重要的一環。例如，有同仁為了完成某項工作主動加班，結果另一名同事卻開玩笑說，「做給老闆看的嗎？」造成當事人往後儘管有需要，卻也不太「敢」加班。一般人的心理是不希望在群體中太突出，當組織其他成員對主動加班的人開類似玩笑，當事者較為敏感的話，很可能就會產生不良影響。

從另個角度看，也反映組織成員的互動、溝通，是否建立在一定的理性基礎之上。人與人之間的言語溝通頻繁，因為言語上的「失誤」帶來誤會、困擾很難避免，因此，主管應該注意到，在組織中營造適度輕鬆而不失輕浮、莊重但不流於呆板的氣候，並且仔細捏分寸，避免成員之間產生摩擦。

組織氣候當中，與內部溝通有關的部分還包括謠言的產生。經過以訛傳訛，往往愈形擴大。主管應該加以重視，主動指出謠言並且明確澄清，因為謠言是讓組織動盪不安、偏離正常軌道的一個重大因素。

對於員工加班的情形，主管也不應該一味地認為是好事，加班過度是一種不正常現象，主管應該仔細判斷員工加班是短期或長期現象，並妥善處理，避免因為工作負荷過重而產生員工個人與組織的傷害。

反過來說，完全不加班也不正常。每日工作量會有高低起伏，工作量少的時候自然較輕鬆，當工作量多的時候，就得透過適度加班來完成，否則，將會造成工作延誤。

再就穿著、儀態來看，會影響個人的心情，以及整個群體的氣氛，穿著隨便，在組織處於持平、或是較低迷的時期，往往會讓士氣加速下挫，擴大影響程度。因此，組織中如何營造出重視穿著、注意儀態的氣氛來，是培養正確組織氣候的一部分。

穿著並非為了表象才重視，而是因為會影響到工作心情與組織氣氛。也因為服裝是培養一個人的氣宇，讓一個人有大將之風的開始，因此，要培養部屬成為幹部，須先使其注重穿著。主管應該帶領部門養成一種重視「穿著是否得體」的氣氛。

組織中有許多現象因為是動態的、顯性的，有跡象可循，只要找對方法，因應上不會特別困難。但是當企業經營到一定規模，往往會面臨繼續向上提升的瓶頸，感到力不從心；公司對所有同仁都施以培養與訓練，但各自得到的效果不同，部分落後族群將成為組織提升的阻力。諸如此類問題，往往是出在一些細微無形之處，組織氣候又是影響一個組織最全面卻又最無形的因子。

(本文作者為聯強國際集團總裁兼執行長)