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老闆要你明天上台簡報？幸好有「簡報SOP」，現在準備也來得及

小洪隨筆：準備是需要時間的~~這年頭就是缺的不是時間，就是錢啊！(健康，等失去時才覺得重要)

2015-04-27作者 王永福

上台前人人都會緊張，準備的過程有助於減緩緊張的情緒。然而準備是需要時間的，也許你會遇到一個現實問題：「工作很忙，沒有充裕的時間準備，該怎麼辦？」

以前受雇於企業時，我也曾臨危受命，接下主管緊急指派的任務，一小時後上台進行一場重要的簡報。即使現在擔任專業顧問，有時仍會忙到分身乏術而沒有充裕的時間準備。像這樣遇到時間緊迫的情況時，如何在台上仍有水準以上的表現呢？

面對壓力的標準操作流程

我的答案是：依照「上台的SOP」(標準操作流程)來準備！上台只要有這份SOP，即使時間壓縮到非常有限，還是有辦法從容應變，不至於丟三落四。當時間不足時，它能幫助你快速掌握準備的要點，不用慌張；當時間充裕時，它也可以協助你釐清核心問題，不會白忙。以下就是「上台的SOP」，遵循它的四個步驟，將有效克服時間的難題。

1.找到觀眾的需求

不論上台後如何呈現內容，一開始一定要站在觀眾的立場思考：我希望觀眾記得什麼？為什麼這些東西是重要的？我能解答觀眾內心的疑惑嗎？這場簡報、演講或課程有什麼價值？對觀眾有何意義？先把這些問題想清楚，接下來的準備才不會失焦或偏離。

2.善用架構

在時間壓力下不容易有創新之舉，這時不妨將內容套入常用架構，例如：人事時地物、人機料法、5W2H、行銷4P、五力分析……。只要找到合適的架構，整體就有系統且條理分明，觀眾不會感到茫然，而會認為台上的你是有備而來的。

3.準備素材

評估有沒有時間準備上台的素材，例如投影片、表格資料或其他輔助工具。由於時間有限，不用準備得太多或太複雜，可以先找找過去的檔案資料，例如參考以前上台簡報的投影片，這樣可以節省設定格式的時間。記得一定要確認，是否有設備方面的需求？會使用投影機或白板嗎？器材的連接有沒有問題？儘管時間有限，相關設備一定要事先測試，以免上台後才發現問題，讓情況雪上加霜。

4.開場與結尾

這是最重要的兩個關鍵，能讓觀眾留下深刻的印象。臨上台前一定要想清楚，務必一開場就打到重點，以好的破題吸引台下注意力，讓觀眾對接下來內容有所期待。到了結尾時，歸納結論並再次重申重點，加強觀眾的記憶。

別讓「沒時間」找上你

除非萬不得已，真的不建議臨時抱佛腳。只要情況許可，最好為自己多留一些準備時間。通常你所認為足夠的時間，實際上需要兩到三倍才真正充裕。別花太多時間在投影片的製作上，結果忘了做整體的練習，那會得不償失。想好如何開場，套上常用架構，並配合適當素材。只要你準備的內容貼近觀眾的需求，即使時間緊迫，仍可有水準以上的表現。

每日學管理2015/05/13