小洪的部落格

不需要厚厚的報告書！一張 A3 就釐清問題、完整呈現解決方案！

小洪隨筆：要是成果不如預期~~就表示問題的分析有缺陷，或執行不佳

2016-06-15整理‧撰文 謝明彧

當你費盡心力找出了一個問題的真正原因，也針對這些原因思考了解決對策，該怎麼把問題的前因後果與建議對策，清楚且完整地向主管和同事報告？你想到的是製作30張圖文並茂的投影片？還是寫出一份厚厚的報告書？

在 Toyota(豐田汽車)，你的報告，不管內容再多、再豐富，都必須局限在一張A3紙上說完，也就是著名的「A3 報告書」。

這個做法的起源是，以前 Toyota 各廠之間的聯絡主要是靠傳真，而A3正是傳真機適用的最大尺寸。

因此，所有豐田人都必須學會把資訊萃取精鍊成完整、清楚、容易了解的樣貌，用最少的文字、形象化的圖表，只將最重要、最菁華的內容放入報告。

為了訓練員工在一張A3紙上完整呈現「問題解決的情節」，Toyota 制定了一套版面配置：

1.最上方標示「報告名稱、公司、單位、日期、報告人」等資訊；

2.將 A3 紙劃分為左右兩大區塊，左半邊的上 1/3 是「問題定義與說明」，下 2/3 是「問題分析」，說明解決方案由何而來。

3. A3 紙的右半邊，由上到下依序是執行計畫、成果、未來步驟。由於解決問題的目的是要改善成果，所以成果是 A3 報告右半邊的重心，占最多篇幅。

從 A3 報告書的版面規畫可以看出，「問題分析」與「改善成果」是重點所在，並且呈現出兩者之間的關聯性。如同《實踐豐田模式》一書指出，如果做好徹底且正確的分析，根本原因就會清楚浮現，解決方法也就顯而易見；而只要有效地執行對策，就會產生期望的成果。相反地，要是成果不如預期，就表示問題的分析有缺陷，或執行不佳。

要點１. 說明挑選特定 問題的原因

報告書開頭必須說明：為什麼你會認為這是個必須被解決的問題，包括：背景、預期目標與選定理由。

要點２. 點出現況和預期的落差

透過事實、數據，讓讀者了解現狀是什麼，現況和預期差距多遠，才能訂出合理的改善目標值。

要點３. 設定改善目標數值

想設定出具體的改善目標，可使用 5W2H 原則，指明「誰」在「多久」內要做到「多少」的成果。

要點４. 解釋問題根本原因

透過「5 個為什麼」，讓讀者一目瞭然你是如何分析問題，並導出接下來的解決方案。

每日學管理20160629