小洪的部落格

職場觀察543-有關於[找資料]這件事

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「在取得資料前就開始建立理論是錯誤，你會不知不覺扭曲事實來配合理論，而不是讓理論配合事實。」福爾摩斯

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先前參加個小型聚會，有個學者問自己說「你們是顧問公司，誰有xx類行業的資料？」，自己就反問說「xx類行業的哪一種資料？」，結果聽到的答案居然是「甚麼資料都好。」其實，所謂的甚麼資料都好，往往最後就會變成是甚麼都不好！

例如，服飾業所面對的是終端消費者市場，是紡織業的下游產業，整體紡織工業製程的最後一環。服飾業具有產品生命週期短、市場競爭者眾且需求快速多變等特性。更遑論如果是以市場區隔來說，還可以分為上游的品牌設計及開發、中游的服飾製造，以及下游的服飾經銷與批發零售。所以，首先要確認的課題應該是從需求面思考，到底需要甚麼樣的資料？

大前研一說過：「要成為具有獨立思考的工作者，情報資料來源絕對不能再只依賴報紙和電視，唯有從網路上汲取第一手情報，經過自身分析與理解，才能創造專屬自己的思維與觀點。」所蒐集到的資料，除非經過自己消化過，否則不僅不能符合自己的需求，更別說要創造出獨特的思維與觀點。

那到底要找甚麼樣的資料？在搜尋資料時，必須再三反問自己的問題就是：「我想拿這個資料做什麼？裡面有哪些資訊對我有用？」否則就會像廣告業的名言：你知道有50%的投入被浪費了，只是你不知道是哪50%。

雖然我們常用Google在茫茫網海上找資料，然而，很不幸的消息是，真正有價值的資訊常常是網路上找不到的。目前Internet上據信有超過10億頁的網頁資訊，而且是以超乎想像的速度在持續的增加，很多時候挫折不是來自找不到資料，而是資料太多了。所以，要很有效率地在網路上成功找到有用的資訊，當前已經是門大學問了。

根據IBM分析，全球資料量成長快速，預計至2015年將可突破8,000 Exabyte(EB，1EB=100萬Terabyte)，如果燒成容量25G、厚度1.2mm的光碟，光碟堆疊的高度相當於80萬座台北101。另外，2001年1月15日開始營運的維基百科，截至2010年3月28日，中文維基百科達到三十萬條條目。2010年9月8日，英語維基百科已有超過340萬個條目。資料，只會持續累積！SAS執行長顧奈特(Jim Goodnight)就說過：「情報資料每年以倍數成長，不善加利用，等於浪費龐大財產。」而近年最常被提到的海量資料(Big Data)就是希望能針對這樣的資訊超爆炸現象提供解決方案。

然而，身為一個工作者，除了一定要有找資料的能力，更重要的是要俱備解讀資料的能力。只會複製(copy)、剪下(cut)與貼上(paste)的，只能算是最入門的資料蒐集功夫，能夠經過最後的整合(combine)與個人思維投入所激盪產生的變化，才能讓資料變身成為對於使用者有意義的資訊。畢竟，找資料的目的是為了獲得答案。

要讓數字會說話，必須擴大視野，看看與這些數字有關聯的背景資料(context)。最常見的迷思就是目標設定這件事情，目標設定其實不是先訂數字，然後再想如何達到；而是資料先出來，再從資料中導出數字。畢竟，比起資料蒐集，更關鍵的是資料背後的意義，如果資料無法順利轉換到思考、判斷和行動，就無法協助讓企業擁有真正的管理智慧。

最終，好的報告是能在一頁報告裡，分析出一兩個最關鍵的趨勢，而不是專案結束後就拿去資源回收的厚厚資料和冰冷數字。

後記：

有個同事因專案執行需要，看著一本20年前年出版的資料，一邊看還一邊挑剔說內容這麼舊、錯字也很多。還很不高興的說為什麼沒有新的資料？自己只是淡淡的跟她說，有資料就應該先知足與感恩，沒有說出來的是，「是沒有新資料？還是你沒去找？」、「你自己為了這個專案，做了多少努力？」、「就算是舊資料，你都完全理解？」

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小洪隨筆：

1.資源共享是職場工作中常聽見的一句話，但是首先會遇到的問題就是，誰要提供資料？提供甚麼樣內容的資料？又是誰要去做資料庫的後續整理與更新呢？

2. 彼得‧杜拉克(Peter Drucker)曾說過：「經理人必須學習兩件事：1.如何清除與所需資訊無關的資料，以及如何組織、分析與解釋資料；2.如何將資訊轉化為行動，畢竟蒐集資訊的目的不是為了充實知識，而是為了採取正確的行動。」