小洪的部落格

小洪隨筆：

一般上班族使用電子郵件的時間，佔了上班時間的15%。~~~其中很多是在浪費員工的生產力。

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謝絕「全部回覆」的電子郵件

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EMBA雜誌編輯部/文

你自己或身旁的人有沒有過這樣的經驗？在公司使用電子郵件時，不小心按到了「全部回覆」選項，結果批評或尷尬的郵件內容傳遍了全公司。

彭博商業週刊(Bloomberg Businessweek)報導，由於「全部回覆」選項有如一個等著要爆發的大災難，因此有些公司決定不使用這項功能。

此外，如果你也曾在辦公室收過，某同事有三張免費的電影票，結果大家互相往返討論誰要哪些票的電子郵件，你應該也會贊同：不要隨意使用「全部回覆」這項功能。

一家資料分析公司觀察客戶員工在辦公室使用電子郵件的情況，結果發現，一般上班族使用電子郵件的時間，佔了上班時間的15%；而他們收到的電子郵件中，有5%屬於「全部回覆」型郵件，浪費了員工許多的生產力。

一波波不重要的電子郵件浪潮不斷打來，幾乎所有人都討厭，有些公司採取了解決行動。

尼爾森(Nielsen)市調公司將「全部回覆」的選項蓋上淡灰色，員工必須選擇重新啟動功能，才可以使用。尼爾森資訊長凱屋(Andrew Cawood)向全公司三萬五千名員工說明，公司之所以這樣做，是為了減少官僚與無效率的行為。

美國富國銀行(Wells Fargo)的一位業務主管，團隊裡面總共有二十名員工。一開始，他希望刪除電子郵件的「全部回覆」功能，因為技術上做不到，所以在團隊裡訂下避免使用「全部回覆」功能的規則。他說，對團隊來說，「全部回覆」就像說粗話般不受同事歡迎。結果，團隊成員成功大幅減少了收到的電子郵件數量。

聽到了使用者的抱怨，微軟公司的電子郵件軟體Outlook增加了一個功能，讓使用者可以選擇阻擋「全部回覆」的電子郵件。

美國史佩瑞軟體(Sperry Software)公司則研發了一款監管軟體，當使用者按下「全部回覆」的選項時，軟體會自動回問：「確定要回覆給每一個人嗎？」律師事務所和銀行佔了這款監管軟體顧客的一大部份，他們害怕敏感的顧客資訊落到錯誤的對象手中，使用該軟體有如買了一個保險。

文章來源：EMBA雜誌第319期(2013年3月出版)

EMBA電子報2013/03/05